初入職場的小伙伴很多辦公軟件的應用上并不是太熟練，因為在學校時學到的知識與應用，與真實的辦公事務處理還是有一定的差異的。但是這些咱們只是沒用到過而已，一旦做過幾次，相信聰明的你一定會很快上手。

下面介紹Excel的常用功能在工作中的應用。

場景一：錄用長串的身份證號碼？

(資料圖)

錄員工身份證號碼時很多輸完或是查看完身份證號碼信息，單元格會經常把正確的身份證信息輸錯，因為單元格只識別12位的數字，多余的信息被折疊，后面的數字就變成了0。我們需要把單元格設置為文本格式，再輸入，如果是單個信息需要輸入，我們可以在單元格內先輸入’號，是在英文辦半角狀態下的標點符號，這樣也可以保證身份證號碼信息的正確輸入。

場景二：數據有效性的應用

BOSS讓你統計一下員工性別、工種等信息到人的情況，你設計表格，員工去填寫信息，如果你在表格上不做約束你就累了，比如有的崗位是售后技術經理，有的人會給你寫成售后或技術經理或技術支持等，難以實現統計匯總，如果你在表格里做約束，使用數據-數據有效性，把要填的內容事先列好，允許處選序列，來源處選你事先列好的內容，這樣員工可以通過點下拉框選擇他的工種，一個工種只有他的唯一選擇，不會出現剛才的情況了。

場景三：常用函數的應用

HR 工作中學會幾個常用函數會讓你的工作事半功倍。

VLOOKUP函數的應用，比如表格一里有姓名，家庭住址，表格二里有姓名，工種，聯系方式，你想得到一個表格信息為姓名，聯系方式，家庭住址，這樣的表格，這就需要用VLOOKUP把聯系方式的這列引用到表格一里，形成一個新的數據表格。這個函數是我數據處理時最常用到的，而且也是我入職第一天我的領導教我的，所以很自豪的第一個分享給大家。

COUNT、COUNTA函數的應用，我多用在統計出勤人數或每個月的保險應繳人數，這個函數空的單元不會算上數， COUNT只統計單元格數字的個數，文本不統計。COUNTA只要是單元格里有內容都統計上。

ROUND函數讓你想保留幾位就保留幾位小數，可以應用在保險基數制作中，保險基數要求是整數，但在取全年平均工資時會有兩到三位，這樣我們可以用這個函數，四舍五入的操作到整數了。

IF函數，它是判斷一個條件，然后根據判斷結果返回一個指定值，比如你有了一個所有人員工資的數據，你要得到一個完成率在60%以下的為不合格，60%-79%為合格，80%-99%為良好，100%以上為優秀，你可以用到這個函數，輕松讓你得到你要得的結果。

其他常用函數還有求和的SUM，最小值的MIN，最大值MAX，平均數AVERAGE，抽簽隨機數RAND，截取字符的LEFT，RIGHT，返回當前日期的NOW，還有很多函數，有空時可以在Excel里點FX，每點一個函數，里面會有說明功能及用法，如果有不明白的也可以去網上搜教程。

最后提醒一下哦，表格做完如果是需要給BOSS匯報的，注意要有合計，表格邊框完整，字體統一，排列對齊等要一致，這樣的表格才美觀，最后再根據經驗看一下數據的正確度（例如業績一般在500萬左右，突然表格里有完成5000萬的，那可能是輸錯數了），做完這些放心去拿給BOSS看吧。

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